Upstream con Kanban, asegurando el valor

14/02/2023
En este blog hemos hablado en varias ocasiones de Kanban.  Por ejemplo detallando el significado de las clases de servicio o hablando de dinámicas como featureban.
upstream en kanban

Estos post  están centrados en el downstream (o aguas abajo) de un servicio. Pero ¿Cómo aseguramos que estamos ejecutando las iniciativas que nos aportan más valor? O ¿Cómo balanceamos la demanda con la capacidad? Todo esto sucede en el upstream (o aguas arriba) del servicio. 

También te puede interesar el post sobre clases de servicio

Aclarando términos

Antes de nada aclararé algunos  términos. 

  • Oportunidad:  Es una idea que surge y que puede ser ejecutada por nuestro sistema. Estas oportunidades tienen que ser analizadas antes de poder iniciarse. Es lo que comúnmente se denomina demanda.
  • Opción: Es una tarea que está preparada para ejecutarse y está esperando. Aún en este estado puede ser rechazada o despriorizada. 
  • Compromiso. Es el punto a partir del cual se garantiza que una opción va a ser realizada.

Teniendo en cuenta estos términos, el upstream es todo aquello que sucede desde que aparece una nueva oportunidad  hasta que se convierte en una opción. Es lo que comúnmente se denomina gestión de la demanda.  

upstream vs downstream

Cómo afecta el riesgo al valor

Uno de los trabajos más importantes que se deben realizar en el upstream es la priorización en base al valor. De no ser así, corremos el riesgo de estar dedicando personas y recursos a una oportunidad de poco valor mientras otras con más valor están a la espera.

El principal problemas a este respecto se debe a que, en general, el valor que aporta una oportunidad es proporcional a su riesgo. Por ejemplo, añadir un resumen al finalizar una compra es menos arriesgado que añadir un nuevo medio de pago. Obviamente, esta segunda oportunidad aporta más valor que la primera. Este fenómeno produce que las oportunidades menos arriesgadas, y a la vez menos valiosas, viajen rápido por el upstream. En cambio las opciones más arriesgadas, y a la vez más valiosas, se analizan en más profundidad. Esto supone que a la larga el mayor tiempo lo pasemos ejecutando las opciones generadas por las oportunidades menos valiosas.

Gestionando el upstream con Kanban

Para lidiar con esta problemática Kanban nos propone una solución. Inicialmente seguiremos dos flujos distintos. El de las oportunidades más arriesgadas tendrá fases destinadas a reducir la incertidumbre. 

Una vez hecho esto definiremos las siguientes políticas.

  • Las oportunidades más arriesgadas se iniciaran pronto pero se realizará el compromiso tarde.  Esto es debido a que por el camino generamos opciones que nos ayuden a aclarar dicha oportunidad.
  • Las oportunidades menos arriesgadas se iniciaran bajo demanda, cuando se necesiten.

Y llegados a este punto es cuando se pone interesante. ¿Cómo sabemos que necesitamos una nueva demanda?. Pues muy fácil, generando un límite mínimo en la columna de Listo para Empezar.  Este límite mínimo nos servirá de señal para ver cuando tenemos que iniciar el análisis de una oportunidad. Por ejemplo, si nuestro límite mínimo de oportunidades de bajo riesgo es 4 tendremos que iniciar el análisis de una nueva oportunidad, por ejemplo, cuando tengamos 5 en Listo para empezar. 

El hecho de no trabajar con límites máximos se deba a que nos tenemos que asegurar de que exista un mínimo de oportunidades listas para iniciar. De esta forma siempre tendremos trabajo listo para pasar al downstream. Por otro lado, estableciendo un límite mínimo en las oportunidades arriesgadas también nos aseguramos de tener un cupo destinado a ellas. De este modo aseguramos un espacio para oportunidades más arriesgadas que por lo general implican más valor.

En resumen Tendremos que generar un flujo distinto que nos ayude a reducir la incertidumbre en las oportunidades con alto riesgo. Además nos aseguraremos de tener opciones preparadas añadiendo límites mínimos al final del flujo.

Añadiendo más tipos de oportunidades

Una vez hecho esto podemos crear otros dos tipos de oportunidades :

  • Aquellas que lo más probable es que no lleguen a atravesar el upstream. Todas estas las desecharemos.
  • Urgentes. Se empujaran directamente al downstream saltándose el flujo de upstream.
limites mínimo y tipos de oportunidad

Límites mínimo y tipos de oportunidad

Conclusión

Con estas pequeñas reglas Kanban nos ayuda a gestionar el upstream de nuestra organización. Pero no cualquier upstream, este upstream va a permitir que iniciativas de alto valor tengan su espacio de ejecución. Además es el primer paso para balancear la demanda y la capacidad.

Si queréis saber más no dejéis de seguirnos, en breve publicaremos más post hablando del upstream de Kanban. 

Creado por mi amigo Jose Manuel Gomez Fraile

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Escrito por: Jose Manuel Gómez Fraile

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