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¿Qué es un stakeholder?
La verdad que hay mucha confusión sobre el término de stakeholders o partes interesadas, en principio un stakeholder es cualquier persona que pudiera estar impactada por los resultados del producto, que esté interesada en el éxito del mismo producto, se habla de stakeholder cuando el producto fracasa tenga impacto en él o ellos. Esto nos lleva a la siguiente lista:
- Cliente o Buyer: Quien paga por el producto, pero este podría no utilizar el producto, esto nos lleva al siguiente punto (se puede pensar en un producto como juguete y el padre y su bebé 😛 ).
- Usuario o Consumer: quien usa el producto, este sería el usuario final. Generalmente, esta persona o estas personas son quien tienen el problema y el producto les resolverá sus retos, dolores o problemas. Son los que están en mejor posición para ofrecer un buen feedback sobre el producto (con matices 😛)
- Stakeholders Internos: ¿PMO (o agiiiiile PMO…. 😀 )? RRHH (People, Talento, etc.), finanzas, o cualquier otra unidad dentro de la organización.
- Proveedores: Cualquier proveedor que tenga relación con el producto o cualquier otro Business Partner
¿Cuántos de éstos se suelen ver en las Sprint Reviews? Lamentablemente pocos, luego se piensa que Scrum no funciona, venga sigamos… 😉
Identificación y análisis de los stakeholders
Identificar los stakeholders es una tarea crucial en la gestión efectiva de producto, pero, no todos los stakeholders son relevantes en todo momento, a veces necesitamos hablar con un perfil determinado en un momento o etapa específica del producto, no hay que volverse loco y comentar a invitar a todos los stakeholders a todos los eventos, depende del producto podemos hablar de miles o millones de personas. ¡Es una locura! La labor de un buen PO es identificar los momentos y tener los STKs bien identificados y analizados.
Si comenzamos a invitar a algunos stakeholders a eventos donde no pueden aportar o que simplemente no les aporta, es posible que tengan la sensación de pérdida de tiempo y es posible que se pierda ese compromiso e involucración por su parte.
Generar el compromiso ideal por parte de los Stakeholders es un arte que debe desempeñar el Product Owner para buscar las personas adecuadas en el momento adecuado, entendiendo sus lazos o intereses con el producto y en base a eso generar ese compromiso que todo PO/PM desea.
Identificación de Stakeholders
Llegados a este punto ¿cómo podemos identificar los stakeholders? La verdad que no es una tarea fácil, no obstante, un error común que cometen muchos Product Owners es hacer este ejercicio solos, sin contar con los developers o sin la actividad adecuada que un buen Scrum Master podría facilitar, como por ejemplo la identificación de Stakeholders haciendo un Brainstorming utilizando por ejemplo 1 2 4 all.
Análisis de Stakeholders
¿Los POs entienden bien a sus stakeholders? Lamentablemente no, en la mayoría de los casos no se hace una buena identificación ni un buen análisis de los stakeholders. Aquí van varios puntos a tener en cuenta:
- ¿Cuál es el nivel de influencia de esta persona?
- ¿Qué necesidades tiene?
- ¿Qué objetivos personales tiene?
- ¿Qué retos tiene?
- ¿A quién suele escuchar?
- ¿Qué información necesita?
- ¿Sería o es un sponsor para nuestra iniciativa o es un detractor?
- ¿Qué información o contexto nos ofrece o nos puede ofrecer?
Map de Stakeholders – Matriz de influencia
Mapear y saber el nivel de influencia e interés de los stakeholders es super importante para crear una estrategia de comunicación y colaboración efectiva. Para este fin se puede utilizar la matriz de influencia para generar un mapa de Stakeholders en base al nivel de interés e influencia:
- Stakeholders con nivel de influencia e interés altos: Este grupo es de los más importante trabajar con ellos, ayudarán en crear una estrategia efectiva de producto y tomar decisiones interesantes (ejemplo: sponsor del producto).
- Stakeholders con nivel de influencia alto y nivel de interés bajo: Son personas que no tienen mucho interés en los detalles del producto, pero si quieren saber si todo está ok y bajo control (ejemplo: finanzas, PMO, etc.). Sería interesante consultarles frecuentemente.
- Stakeholders con nivel bajo de influencia y nivel de interés alto: un grupo muy interesado en lo que entregamos, pero es verdad que no tiene mucha influencia (ejemplo: usuarios finales). Un grupo interesante para hacer experimentos con ellos.
- Stakeholders con nivel de influencia e interés bajos: Muchas personas podrían estar interesadas en cierta manera en que sucede con el producto pero sin gran detalle, y que no tengan ningún poder de influencia en el product (ejemplo: managers de otros productos o líneas)
¿Gestión efectiva de la comunicación con los stakeholders del producto?
Con los Stakeholders mapeados ahora es el momento de crear la estrategia de comunicación y colaboración:
- Lo primero que se debe de hacer es identificar el mensaje o el que se quiere transmitir o trabajar
- El canal que se va a utilizar para esta comunicación o colaboración
- La frecuencia que se quiera utilizar para emitir el mensaje o la colaboración
No todo es Sprint Review, hay más canales de comunicación, eventos y espacio que se pueden aprovechar para comunicar y colaborar, dependiendo del: qué, contexto, situación, con quién y el cómo se quiere hacer. Se pueden utilizar los siguientes canal de comunicación:
- Sesiones de OneOnOne
- Sprint Review
- Newsletter
- Grupos en Teams, Skype o la plataforma que se use
- Grabar Features de productos
- Informes recurrentes
- Sesiones de refinamientos
- Un muro virtual o físico sobre el producto (parecido a los tablones de anuncios antiguos de las universidades)
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