¿Qué es el Timeboxing y qué relación tiene con Scrum?

04/04/2024
El Timebox en Scrum es una unidad de tiempo asignada a una actividad, en nuestro contexto serán eventos que conllevan actividades con inputs y Ouputs.
Timebox y Scrum

Todos los eventos de Scrum tienen un Timbebox, pero, ¿por qué tienen Timebox? ¿Cuál es el propósito o el beneficio de tener un Timebox en los eventos de Scrum?

¿El Timebox y la teoría de la Motivación Temporal?

Como decíamos antes, el Timebox es el resultado del Timeboxing, que es la actividad de asignación de una unidad de tiempo a una actividad. El Timebox promueve y ayuda a los equipos empezar rápidamente y de inmediato las tareas o actividades. La teoría de Motivación Temporal demuestra que el Timebox ayuda a los equipos en la realización efectiva de las actividades.

El Timebox ayuda a los equipos a poner foco en el objetivo de los eventos o reuniones, y en muchos casos les guía para diseñar reuniones efectivas, aquí puedes encontrar los 8 tips Management3.0 para crear reuniones efectivas :

  • Deja de invitar y empieza a vender tus reuniones o eventos
  • Un topic/tema/objetivo por evento/reunión
  • Utiliza Icebreaker para tus eventos
  • Utilizar gestión visual para tus reuniones
  • Promueve el desacuerdo a nivel de ideas
  • Asegúrate que salgáis con una decisión, incluso cuando no es perfecta: es mejor una decisión imperfecta que ninguna decisión
  • Generalmente los eventos cortos suelen dar mejores resultados.
  • Con cada reunión, busca la mejora continua

¿Eventos en Scrum y su Timebox?

La siguiente tabla muestra los eventos Scrum y su Timebox:

Evento  Timebox o duración
Sprint 1 mes o menos
Sprint Planning 8 horas para un Sprint de un mes, para Sprints más cortos, el Timebox del Sprint Planning será proporcional a la duración del Sprint
Daily Scrum 15 minutos max
Sprint Review 4 horas para un Sprint de un mes, para Sprints más cortos, el Timebox del Sprint Review será proporcional a la duración del Sprint
Sprint Retrospective 3 horas para un Sprint de un mes, para Sprints más cortos, el Timebox del Sprint Review será proporcional a la duración del Sprint

Timebox y el Time To Market

¿Tiene el Timebox relación con el Time2Market? La respuesta es: Sí. Una cosa importante antes de seguir, debemos de tener en cuenta que por norma general en entornos complejos y con mucha incertidumbre o mucho riesgo, debemos de plantearnos ciclos de feedback cortos. ¿Y esto por qué? pues es simple y complejo a la vez, normalmente al estar en Sprint de un mes o menos, el riesgo de poder estar en la dirección equivocada se limita como máximo a esta duración (en el peor de los casos), de tal modo, que cada Sprint es una oportunidad para inspeccionar los resultados con nuestros Stakeholders y adaptar conforme a las necesidades del mercado y el negocio.  Esto limita las opciones de fallar a una duración determinada y permite cambiar de dirección y enfocar nuestros y esfuerzos y dinero a lo que realmente se necesita, nos interesa e importa.

El Timebox y su relación con el Flujo

No es la primera ni la segunda vez que escuchamos la frase: debemos de aumentar el Sprint de 1 semana a 2 o de 2 a tres, por que el equipo o equipos no pueden entregar nada de valor en esa duración de tiempo, si esto pasa, se debe de plantear lo siguiente: ¿Qué impide a que se entregue valor cada mes, cada semana e incluso cada día? ¿hay bloqueos? ¿qué podemos hacer para eliminarlos o mitigarlos? ¿Hay dependencias? ¿las podemos eliminar o las podemos minimizar?¿Cómo fueron creados los equipos? ¿Cómo se diseñó el value stream de producto o servicio? ¿muchas pruebas funcionales manuales? ¿muchas pruebas de integración manuales? ¿Muchos bugs o falta de rigor con los criterios de aceptación? para estos últimos puntos los podemos mitigar con TDD y BDD en equipos Scrum, y si los podemos incorporar a un pipeline en Jenkins, github actions o Bamboo para una integración continua o despliegue continuo estaría genial. 

Siempre se debe de buscar la manera de obtener un flujo continuo y fluido de valor para tus productos o servicios, y debemos de buscar siempre la manera de optimizar el flujo de valor, para ello hay que buscar un equilibrio entre eficacia, eficiencia y predictibilidad:

  • Eficacia: entrega al cliente lo que quiere cuando lo quiere
  • Eficiencia: hacer una gestión óptima optima de los recursos económico en tus equipos y organización
  • Predictibilidad: poder realizar previsiones certeras de cuando podemos entregar una release o incremento con un grado de incertidumbre. 

El Timebox nos ayuda a plantear todas estas preguntas y acciones de mejora para poder entregar un incremento de alto valor en el tiempo que tenemos, además de inspeccionar nuestro incremento y adaptarlo. En muchas ocasiones el reto está relacionado con problemas o deficiencias a nivel de tecnología o falta de conocimientos, en otros casos es cuestión de gestión de expectativas y alcance de los objetivos con los clientes. Para ello, cada Sprint es una oportunidad de escuchar a nuestros clientes -esa voz, la cual nos olvidamos la mayoría de las veces- y mejorar el valor de cada entrega, no solo a nivel de números de Features, épicas, historias, mejoras (PBIs), sino, también a nivel de priorización, asegurando que estamos entregando aquellos elementos de mayor valor de una manera continua.

Nota: si en una reunión o evento hemos alcanzado nuestro objetivo de la reunión, pues ya podemos dar por concluida la reunión, ya no hay necesidad de seguir ahí 😉

 

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