El Work Item Age, o envejecimiento de ítems, mide el tiempo transcurrido desde que una tarea se inicia hasta el momento actual. Si este valor no se monitoriza adecuadamente, las tareas pueden quedar estancadas sin que nadie lo perciba, afectando al rendimiento del equipo y retrasando la entrega de valor. Este artículo explora cómo visualizar y controlar el aging directamente en Jira, con ejemplos prácticos, configuraciones paso a paso y consejos para actuar de forma proactiva y reactiva ante tareas que envejecen innecesariamente.
Indice de contenidos
¿Por qué el Aging es tan importante en la gestión de flujo o proyectos?
En el mundo de la gestión del flujo (se puede hablar de gestión de proyectos basada en flujo), uno de los conceptos más ignorados, pero absolutamente críticos, es el envejecimiento de los ítems de trabajo o aging. ¿Por qué importa tanto?
Porque la edad de un ítem (Work Item Age) es la métrica más directa y viva que existe a día de hoy para detectar problemas reales en un sistema de flujo. Mientras el Cycle Time solo se puede medir una vez el ítem ha terminado, el aging se puede observar hoy, mientras el trabajo está ocurriendo. Esto da una capacidad brutal de actuación en tiempo real.
Cuanto más envejece un ítem, mayor es el riesgo de que no aporte valor al cliente.
Cuando los ítems envejecen sin necesidad, se está retrasando el feedback del cliente y aumentando el riesgo de estar trabajando en algo que quizás ya no tenga sentido, esté desalineado con el mercado o se vuelva obsoleto.
Además, el envejecimiento innecesario indica ineficiencia del sistema. Significa que hay cuellos de botella, bloqueos o mala priorización. El envejecimiento es, en realidad, la raíz de muchos otros síntomas negativos que se ven en los equipos.
Aging o Work Items Age en Jira
Prerrequisitos
Para configurar la visualización del aging de ítems en Jira, se necesitan permisos de administrador del tablero en Jira, según los cambios que se vayan a realizar.
Paso 1: Asociar estados del flujo de trabajo a categorías de estado de Jira
Jira permite crear flujos de trabajo personalizados donde cada estado se asocia a una categoría de estado:
- To Do (Por Hacer): Estados previos al inicio del trabajo (por ejemplo, «Pendiente de Refinamiento»).
- In Progress (En Progreso): Estados que representan actividades en curso (por ejemplo, «En Desarrollo», «En Pruebas»).
- Done (Hecho): Estados que indican finalización (por ejemplo, «Completado», «Cancelado»).
Asegúrate de que cada estado de tu flujo de trabajo esté correctamente categorizado para facilitar las consultas posteriores.
Paso 2: Configurar colores de tarjetas basados en la expectativa de nivel de servicio
- Accede a la configuración del tablero:
- Ve al tablero Kanban o Scrum correspondiente.
- Selecciona configuración del tablero en el menú de opciones.
- Ve al tablero Kanban o Scrum correspondiente.
- Define colores basados en consultas:
- En la sección de colores de tarjetas, hay que elegir la opción consultas en el desplegable colores.
- Añade las siguientes consultas JQL con sus respectivos colores:
- Rojo: Tareas en progreso 11 días o más.
- JQL: statusCategory = «In Progress» AND statusCategoryChangedDate <= -11d
- Naranja: Tareas en progreso 7 días o más, pero menos de 11 días.
- JQL: statusCategory = «In Progress» AND statusCategoryChangedDate <= -7d
- Amarillo: Tareas en progreso 3 días o más, pero menos de 7 días.
- JQL: statusCategory = «In Progress» AND statusCategoryChangedDate <= -3d
- Verde: Tareas en progreso menos de 3 días.
- JQL: statusCategory = «In Progress» AND statusCategoryChangedDate > -3d
- Rojo: Tareas en progreso 11 días o más.
Nota: El orden de las consultas es crucial, ya que Jira evalúa las condiciones de arriba hacia abajo y asigna el primer color que coincide.
Paso 3: Visualizar el aging (edad de los items) en el tablero
Una vez configurados los colores, las tarjetas en el tablero mostrarán una barra de color en el lateral izquierdo que indica el envejecimiento de cada tarea:
- Verde: Menos de 3 días en progreso.
- Amarillo: Entre 3 y 6 días en progreso.
- Naranja: Entre 7 y 10 días en progreso.
- Rojo: 11 días o más en progreso.
Esta visualización permite identificar rápidamente las tareas que requieren atención, como los ítems que están en riesgo de pasarse de la SLE.
Paso 4: Utilizar filtros rápidos para el aging
Para facilitar la gestión, se puede crear filtros rápidos en la pizarra que muestren únicamente las tareas con cierto nivel de envejecimiento (aging):
- En la configuración del tablero, ir a la sección filtros rápidos.
- Añadir filtros con las mismas consultas JQL utilizadas para los colores.
Esto permitirá filtrar rápidamente las tareas según su antigüedad en el flujo de trabajo. Momento de un extra que las mayoria de equipo no utiliza en jira 👇
Paso 5: Habilitar días en columna
Para obtener información adicional sobre cuánto tiempo ha estado una tarea en una columna específica:
- En la configuración del tablero, selecciona Diseño de tarjeta.
- Activa la opción Días en columna.
Ten en cuenta que mover tareas entre columnas puede afectar esta métrica.
Ejemplo visual
A continuación, se muestra un ejemplo de un tablero con las configuraciones mencionadas:
En este ejemplo:
- PBI-6: Verde (menos de 3 días en progreso).
- PBI-5: Amarillo (entre 3 y 6 días en progreso).
- PBI-4: Naranja (entre 7 y 10 días en progreso).
- PBI-3: Rojo (11 días o más en progreso).
Interpretación del aging y acciones proactivas/reactivas
El valor del Work Item Aging no está solo en su visualización, sino en cómo se interpreta y se actúa con base en él. Aquí es donde entra en juego el Service Level Expectation (SLE).
¿Qué es el SLE?
El SLE representa una expectativa acordada sobre cuánto tiempo suele tardar un ítem en completarse. Por ejemplo:
El 85% de nuestras historias se completan en menos de 8 días desde que se empieza a trabajar en ellas (o entra en progreso o cruza la línea imaginaria de in progress).
Este valor se basa en datos históricos y puede obtenerse fácilmente usando herramientas como el Cycle Time Scatterplot (no es el control chart de jira 😛), que muestra el tiempo de ciclo de cada ítem y ahí se puede obtener el percentil que el equipo quiere (por ejemplo el 85%).
Combinando aging + SLE = Gestión visual de riesgo
Aquí va la parte poderosa: si se sabe que el SLE de un equipo es de 8 días, entonces se puede ser:
- Proactivo: Si hoy un ítem lleva 6 días en progreso, se puede actuar antes de pasarse de la SLE. ¿Necesita ayuda? ¿Está bloqueado? ¿Ha sido olvidado 😓 ?
- Reactivo con foco: Si un ítem ya se pasó de la SLE, se puede revisar, aprender del porqué y mejorar el proceso del equipo.
Esta práctica permite evitar la típica sorpresa de ¿por qué esto no ha salido todavía? o ¡esta tarea lleva aquí semanas!.
De limitar el WIP a dominar el flujo
- Limitar el WIP es una medida preventiva.
- Visualizar el Aging es una medida de alerta temprana.
Ambas son importantes, pero el aging de ítems permite ver riesgos reales en tiempo real. Combinado con la SLE, puede ayudar a:
- Anticiparse a bloqueos.
- Detectar cuellos de botella.
- Tomar decisiones informadas en el flujo de trabajo.
Esto convierte a un equipo ágil, pero, también lo convierte en un equipo inteligente y adaptable.
🛡️ ¿Cómo prevenir que los work items envejezcan?
Una vez que se entienda que el objetivo de Kanban no es limitar WIP, sino evitar el envejecimiento innecesario y que el flujo de unidades de valor continúe, entonces la estrategia cambia. A continuación, se presentan dos formas poderosas de prevenir el aging:
1. Terminar el trabajo
Parece obvio, pero no siempre lo es. La mejor forma de evitar que algo siga envejeciendo es terminarlo. Cuanto antes se termine un ítem, antes puede validarse su valor con el cliente. Por eso el foco no debería estar en hacer cosas nuevas sino en terminar lo que ya está en marcha.
>>> STOP STARTING START FINISHING <<<
Tips:
- Revisar los ítems más antiguos en el Daily.
- Reforzar la política de no empezar algo nuevo si hay algo sin acabar.
- Da visibilidad al equipo de los ítems que llevan más tiempo In Progress.
2. No empezar items si no están listos
La segunda (y más contraintuitiva) forma de evitar el aging es no empezar trabajo innecesario o que no se pueda acabar pronto. Empezar por hacer como que estamos avanzando solo incrementa la edad de los ítems sin aportar valor real.
Tips:
- Priorizar el Pull verdadero: que el equipo pida trabajo cuando tiene capacidad de verdad.
- Establecer políticas de entrada claras para evitar trabajos que no están listos (Ready).
- No trabajar en cosas por si acaso o para ir adelantando.
🪓 3. Divide y vencerás
Cuando un ítem está envejeciendo, la causa más común es que sea demasiado grande. En ese caso, lo mejor que se puede hacer es dividirlo en varias partes más pequeñas, que se puedan terminar antes. Esto permite entregar valor progresivo y seguir obteniendo feedback.
Tips:
- Usar estrategias de slicing como: por criterios de aceptación, por acción, por actor/rol, por prioridad, por hipótesis, etc.
- Asegurarse de que cada ítem nuevo sea independiente y entregable.
Este artículo no habría sido posible sin la inspiración y claridad que ofrece Surjit Jandu en sus publicaciones en ProKanban.org.
