Stephen R. Corvey en su libro “los siete habitos de la gente altamente efectiva” habla de dos modalidades de delegación. Voy a explicar cada una de ellas.
- En la delegación del recadero la persona que delega indica con todo detalle cómo se debe realizar la acción. Por ejemplo, es la que usa el profesor de la autoescuela cuando te indica qué hacer en cada momento, que marcha meter, donde girar, cuando frenar, etc.
- La delegación del encargado se fija más en los objetivos que en los métodos. Es decir indica qué es lo que se quiere conseguir pero no indica el cómo conseguirlo. Siguiendo el ejemplo anterior, es cuando el profesor te dice solo donde tienes que ir.
Según mi experiencia, la delegación del encargado es la indicada cuando quieres trabajar en el empoderamiento, la auto-organización en definitiva el crecimiento de las personas o los equipos. Con esto no quiero decir que siempre se deba usar esta, pero si estamos buscando el compromiso y la mejora de competencias deberíamos usarla.
Para realizar la delegación del encargado tenemos que tener claros los siguientes aspectos:
- Objetivo: Ambos tienen que tener una visión clara de qué hay que conseguir y cual es el resultado esperado.
- Directrices: Las restricciones para llevar a cabo la acción o consejos para evitar el fracaso.
- Recursos: Con que recursos tanto materiales como humanos puede contar la persona para realizar la acción.
- Reporte: Las normas de evaluación de resultados y los momentos para realizarlas.
- Consecuencias: Que pasará, tanto bueno como malo, como resultado de la evaluación de la acción.
Voy a poner un ejemplo imaginando que quiero delegar a una agencia la planificación de mis vacaciones:
- Objetivo: Quiero conocer Budapest junto a mi pareja la primera semana de Enero.
- Directrices: El viaje debe ser en avión sin escalas saliendo y llegando a Madrid.
- Recursos: Cuentas con 500€ por persona.
- Reporte: Una semana antes me contaréis los detalles del viaje.
- Consecuencias: Si lo consigues te daré 100€, si no me los darás tu a mi.
Una vez aclarados estos temas el delegado tiene toda la información para realizar la tarea pero puede decidir que no desea ejecutarla en un modelo de completa delegación o no queremos delegarla en ese modelo. Para seguir trabajando en el crecimiento de la persona podemos debatir en cuál de los siete niveles de delegación, que plantea Jurgen Appelo en su libro Management 3.0, nos sentimos más cómodos. Tras esto, podríamos evaluar que conjunto de acciones llevar a cabo para conseguir la delegación completa. Siguiendo con el ejemplo anterior puede que la agencia prefiera pedirme consejo sobre el viaje (nivel cinco Aconsejar) hasta que haya contratado varios viajes con ella y conozca mis gustos.
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Cuando extrapolamos este modelo a los equipos hay una pregunta que en mi experiencia surge muy a menudo. ¿Delegamos en el equipo o podemos delegar solo en alguna persona del equipo?. En mi opinión, aunque el modelo deseable es poder delegar en el equipo completo, puede que haya momentos en que alguna acción se puede delegar en una o varias personas mientras el resto del equipo consigue las aptitudes necesarias para poder realizarla, lo más importante es ser honesto con las personas y explicar el por qué de esas decisiones de una forma objetiva.
Obviamente si llevamos este modelo a marcos de trabajo como Scrum, hay tareas donde la delegación es innegociables, por ejemplo que el Development Team decida cómo realizar las tareas o que el Product Owner ordene el Product Backlog. Pero hay otra serie de decisiones que no tienen por que ser delegadas desde el principio en el Scrum Team, por ejemplo el salario, el horario, las vacaciones, la decoración de la oficina, etc.
Para concluir me gustaría realizar la siguiente reflexión. La delegación es una herramienta que nos ayuda a trabajar en aspectos como el empoderamiento, auto-organización y crecimiento de los equipos siendo preferible para ello la delegación del encargado. Por otro lado conseguir la delegación completa es un camino que debería ser consensuado entre los interesados, y ahí los siete niveles de delegación nos pueden echar una mano.
Creado con cariño por mi amigo Jose Manuel Gomez Fraile
