El WIP, su significado, qué es y cómo controlarlo

09/06/2024
El WIP es una de las métricas más relevantes en equipos Kanban o Scrum, de tal relevancia que controlarla puede ayudar a mejorar la estabilidad de un sistema(equipo) y tener mejor predictibilidad.¿Pero qué significa WIP? ¿Cómo se puede calcular? ¿Cómo se puede controlar? 
que es el WIP o el Work in progress

¿Cuál es el significado del WIP y cómo calcularlo?

El WIP, Work In Progress o trabajo en curso significa el número de total de unidades de valor (valor potencial) para el cliente que están en curso, en otras palabras, que están entre el punto de inicio del flujo de trabajo y el punto de final del flujo de trabajo.

Para calcular el WIP en un sistema Kanban o Scrum es tan simple como contar, si contar, el número de ITEMS o unidades de valor que hay entre los dos puntos mencionados arriba (punto de inicio y punto de fin del workflow). Y aquí es donde a muchas personas les viene la inquietud (que es totalmente lógica y entendible), entonces, ¿Todas las unidades de valor deben de tener el mismo tamaño? Pues no tiene por que, de hecho en entornos complejos, desconocemos más que conocemos, no es posible saber con exactitud la complejidad de las cosas, muchas de ellas se descubrirá su nivel de complejidad una vez se empiece a trabajar en ellas ¿el esfuerzo? en la misma línea ¿Y qué pasa con el valor? pues se puede plantear de otra manera: ¿Para quién es esta unidad de valor? ¡Touché! Es el usuario o cliente quien está en disposición de ofrecer ese feedback y confirmar dicho valor (que inicialmente es hipotético). ¿Y cuál es la alternativa? El Right Sizing, que se verá en un futuro post

Que es el WIP y como controlar - Kanban Board con WIP

¿WIP vs WIP Limits?

El WIP y WIP Limits son dos cosas diferentes pero muy relacionados, la primera es el número de unidades de potencial valor que están entre los dos puntos del flujo de trabajo (inicio y fin) y el segundo, WIP Limits, son los valores máximo y/o mínimo con el cual el sistema opera al máximo rendimiento posible. A veces se puede pensar que el WIP = SUM(WIP Limits), no obstante esto en la realidad no es cierto, lo que sucede muy a menudo es: muchas columnas en un tablero están muy por debajo del WIP o muy por encima del WIP. Asi que, para calcular el WIP solo queda la opción de sumar el número de ITEMS que hay entre el punto de inicio y punto de fin.

¿Cómo controlar el WIP?

Cuando se habla de control del WIP  a menudo las personas piensan en WIP Limit Max (límite máximos del trabajo en curso), la verdad no es así, el control del WIP no es poner un número en la columna como máximo, ni tampoco un límite mínimo, podría ser una combinación de ambas cosas, hacer que el sistema opere entre estos extremos. Para entenderlo mejor esto, se puede pensar en un canal de agua, seguramente nos interesa hacer fluir el agua de un punto A a un punto B, pero para asegurar que llegue el agua que se necesita se debe de asegurar que exista agua suficiente pero tampoco demasiada sino podría hacer explotar el canal, ni tampoco dos gotitas de agua, ya que así el extremo B sufrirá las consecuencias de no tener agua.

El control del WIP es más bien un balance para poder operar un sistema en su máxima capacidad para optimizar la entrega de valor. Según la guía Kanban, cuando hablamos de optimización de valor no nos referimos de maximización del valor, sino de encontrar el equilibrio ideal entre, eficiencia, eficacia y predictibilidad del Workflow o flujo de trabajo:

  • Eficiencia: realizar una gestión óptima de los recursos económicos para maximizar la entrega valor.
  • Eficacia: Entregar a los clientes lo que necesitan cuando lo necesitan
  • Predictibilidad: Ser capaces de ofrecer previsiones las más exactas posibles, dentro un grado de incertidumbre, sobre todo si operamos en entornos complejos.

¿Qué WIP Limit podemos poner?

Solo por aclarar, podemos controlar el WIP sin llegar a poner un WIP Limit explícito, se puede llegar a este punto gestionando activamente las unidades de valor y preocupándos por el Aging de cada ITEM teniendo en cuenta el SLE, hablaremos de estos dos puntos en otros posts. 

La respuesta a esta pregunta no es trivial y tampoco vale la ecuación mágica para calcular el WIP ideal así = número del equipo + N – M * B + 2 (es una ecuación inventada y no tiene ninguna validez sin contexto ni entendimiento de la situación del equipo 😉)

Lo mejor es observar el sistema durante un periodo determinado, calcular el SLE y el Throughput del equipo y en base a estos datos, tomar una decisión sobre el WIP, no tiene por qué ser reducir el WIP, es posible que la decisión sea aumentar el WIP, depende de lo se está buscando. Siempre se puede pensar en ese canal de agua.

Como nota final, podemos decir que en un sistema de flujo el control del WIP y el Aging son las dos métricas de flujo más importantes. Sobre todo a la hora de conseguir sistemas estables, algo necesario a la hora de buscar la predictibilidad.

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Escrito por: Youssef Oufaska
Amo las actividades en familia, aficionado a la salsa cubana, bachata dominicana, desarrollo de productos digitales y la programación

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