Cycle Time vs Lead time y Cycle Time Scatterplot

11/09/2024
El Cycle Time es una de las métricas interesantes a tener en cuenta a la hora de poder responder a la pregunta del millón que podría lanzar un cliente: ¿Cuándo me vas a entregar? Pero ¿Qué significa realmente Cycle Time?
Cycle time scatterplot y lead time

¿Qué es el Cycle Time?

El Cycle Time o tiempo de ciclo es el tiempo que dura un elemento de trabajo entre dos puntos: punto de inicio y punto de fin en un flujo de trabajo. Estos dos puntos los suelen fijar  los integrantes del sistema Kanban a la hora de definir y visualizar el flujo de trabajo. Cuando un elemento de trabajo cruza el punto de inicio se considera Work In Progress y cuando un elemento de trabajo cruza el punto de fin se considera Throughput o terminado y deja de considerarse como WIP, Work In Progress o trabajo en curso.

En otras palabras, el Cycle Time es el tiempo que pasa un elemento de trabajo como WIP

Cycle Time

El Cycle Time tiene más relación con la cantidad de tiempo que se invierte hasta conseguir el feedback del cliente que con la cantidad de tiempo que dedica activamente el equipo a un elemento de trabajo, este último se le suele llamar en muchas ocasiones el Touch Time. ¿Por qué es buena idea pensar en el tiempo total hasta el punto de fin y no en el tiempo dedicado a una tarea?

Hay dos razones, la primera es que un cliente cuando se le comunica que se va tardar 10 días, él pensará que desde que se comience a trabajar en este elemento de trabajo se tardará 10 días, si hoy es 1 de enero, para el 10 de enero estará listo, esto podría generar un problema a la hora de gestionar las expectativas de los stakeholders, ya que seguramente para el 10 de enero no estará y estará unos cuantos días más tarde. La otra razón es que aquí se están ignorando todos los retos que podría tener un  flujo de trabajo, bloqueos, complejidad, simplemente esperando algo, etc. elementos importantes en relación a la predictibilidad de un sistema.

Cycle Time vs Lead Time

El Cycle Time como se mencionó anteriormente está ligado a los límites que determina el equipo: punto de inicio y punto de fin de su flujo de trabajo, o sea, cuando se considera que un elemento cuenta en el WIP (número de elementos en curso). El equipo conforme avanza en el uso de Kanban y la optimización de flujo, podría aumentar los límites de su sistema para seguir optimizando el flujo.

Es cierto que a muchos equipos y organizaciones les gusta llamarlo Lead Time, como el tiempo que se tarda desde que una petición llegue al sistema hasta que salga del sistema Kanban y el Cycle Time en este caso será un sub-conjunto de ese sistema, o que cuando alguien empieza a trabajar activamente en un elemento de trabajo. 

Desde #ProKanban nos gusta hablar de Cycle Time en lugar de Lead Time, tal como lo definen Reinertsen y el Dr. Little, refiriéndonos al tiempo que pasa un item como Work In Progress.

Hay equipos que no utilizan los términos Cycle Time ni Lead Time y utilizan otros términos (Flow Time, tiempo de entrega, etc.), esto también es válido si les ayuda a entenderse y tomar mejores decisiones para optimizar el flujo de trabajo.

¿Qué es el Cycle Time Scatterplot?

A día de hoy,  el Cycle Time Scatterplot o gráfico de dispersión de tiempo de ciclo es uno de los gráficos más relevantes a la hora de analizar un flujo o trabajar la previsión de un elemento de trabajo:

Cycle time scatterplot y lead time

Este gráfico tiene dos ejes, el horizontal indica los días o momento cuando un elemento de trabajo se finalizó, el eje vertical de la izquierda indica la tiempo total que un elemento de trabajo tardo en fluir por el flujo de trabajo desde el punto de inicio hasta el punto de fin. Los puntos azules son los elementos de trabajo pintados en el día que finalizaron y el tiempo que tardaron en finalizarse (o el tiempo que pasaron como WIP). 

Por otro lado, se pueden apreciar unas líneas horizontales con valores que se muestran a la derecha, son los percentiles, en este caso se muestran los percentiles, 30,50, 70, 85 y 95, ¿Por qué estos y no otros? pues simplemente por lo que ofrece la herramienta, cada equipo tendrá que buscar los percentiles que considera. Estos percentiles serán las posibles expectativas de nivel de servicio (SLE) que podrá utilizar un equipo para crear previsiones sobre cuándo podrían terminar un elemento de trabajo individual y qué nivel de riesgo están asumiendo o querían asumir a la hora comunicar dicha previsión. Para  entender mejor los percentiles, como calcularlos y como utilizarlos para generar expectativas de nivel de servicio, aquí está un artículo sobre ¿Qué es una Service Level Expectation o SLE?

Para ver con mas claridad un ejemplo de Cycle Time Scatterplot compartimos la herramienta TWIG con sus métricas de flujo donde podrá encontrar el Cycle Time Scatterplot: Cycle Time Scatterplot con TWIG

 

En un futuro artículo se hablará de los patrones y antipatrones en un Cycle Time Scatterplot y como podrían ser de ayuda en una retrospectiva y permitir tomar mejores decisiones para mejorar el flujo de trabajo en un sistema Kanban.

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Escrito por: Youssef Oufaska
Amo las actividades en familia, aficionado a la salsa cubana, bachata dominicana, desarrollo de productos digitales y la programación

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